SRM-системы в ритейле: основные преимущества решений для управления взаимоотношениями с поставщиками

Что такое система управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM)?

Управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) играет ключевую роль в экосистеме розничной торговли, позволяя ритейлерам эффективно управлять своими сетями поставщиков и повышать операционное совершенство. Устанавливая прочные отношения с партнерами, ритейлеры могут обеспечить надежную и эффективную цепочку поставок, сократить сроки выполнения заказов и свести к минимуму дефицит продукции. SRM также позволяет ритейлерам использовать опыт и знания поставщиков, что приводит к улучшению клиентского опыта.

Для управления взаимоотношениями с поставщиками в ритейле используются специальные системы. SRM-система — это инструмент для хранения и централизации всех данных о поставщиках, поиска новых партнеров, создания запросов и выявления связанных с поставками товаров рисков. Он отслеживает все закупочные мероприятия для ритейл-компании, включая сбор и оценку всех предложений по торгам, управление контрактами и заказами на закупку, а также создание счетов-фактур.

Система помогает автоматизировать процессы, синхронизировать все данные и контролировать поставщиков в одном месте для бесперебойной коммуникации. Современное и многофункциональное программное обеспечение позволяет получать мгновенный доступ к необходимой информации для улучшения бюджетных расходов, решения проблем с поставщиками, укрепления отношений с ними и ведения переговоров на более выгодных условиях.

Для чего используются SRM-системы в ритейле

SRM преследует три основные цели: управление рисками поставщиков, оптимизация поставок и максимизация ценности.

Управление рисками

Один из самых больших рисков для ритейлеров — это отсутствие товара. Это происходит, когда поставщики не могут оправдать ожидания клиентов, часто вынуждая потребителей покупать продукцию у другого ритейлера. Отсутствие товара обходится ритейлерам в миллионы рублей продаж каждый год. Улучшение отношений с розничными поставщиками помогает оптимизировать процесс поставок и усовершенствовать управление рисками.

Оптимизация процесса поставок

Поставщики — эксперты в производстве и доставке. Следует пользоваться их опытом и знаниями, чтобы оптимизировать процесс поставок, сократить отходы и сэкономить денежные средства.

Допустим, у ритейлера есть поставщики, которые доставляют запасы продукции для продуктового магазина. У них минимальный объем заказа (MOQ) составляет 500 единиц, но у небольшого ритейлера может быть недостаточно места на складе для такого количества продуктов. 

Поэтому стоит развивать отношения с партнерами, чтобы сделать их более лояльными. Есть шанс, что они смогут снизить минимальный заказ до 400 и, следовательно, предотвратить растрату запасов, которые невозможно продать из-за плохих условий хранения продуктов.

Увеличение ценности

Помимо обеспечения товарными запасами, сильная база поставок увеличивает ценность, которую можно получить от стратегических партнеров. Например, розничным торговцам с быстро меняющимся ассортиментом может потребоваться более быстрое реагирование поставщиков. Те, с кем у них уже сложились прочные отношения, могут быть более отзывчивыми или даже предоставить прямой номер телефона для своего контактного лица.

Основные преимущества SRM-системы в розничной торговле

Обеспечение правильной системы для SRM жизненно важно для современного ритейл-бизнеса. Правильная технология SRM оптимизирует процессы за счет автоматизации, сокращая ручные ошибки и освобождая драгоценное время для принятия стратегических решений. Она обеспечивает надежные возможности анализа данных, позволяя компаниям принимать обоснованные решения на основе данных о взаимоотношениях с поставщиками.

Улучшенные инструменты коммуникации способствуют лучшему сотрудничеству и прозрачности, гарантируя, что все стороны согласованы и отзывчивы. Кроме того, передовые SRM-системы предлагают комплексные функции управления рисками, помогая компаниям заблаговременно выявлять и смягчать потенциальные сбои. Используя правильные технологии, компании могут не только повысить эффективность и производительность, но и построить более прочные, более устойчивые партнерские отношения с поставщиками, которые обеспечивают долгосрочный успех.

Использование специализированных SRM-систем имеет решающее значение по нескольким причинам: 

1. Управление данными и аналитика

Передовое программное обеспечение помогает компаниям собирать, хранить и анализировать огромные объемы данных от своих поставщиков. Эти данные можно использовать для получения информации об эффективности работы, выявления тенденций и принятия обоснованных решений.

2. Автоматизация‍

Технология автоматизирует множество рутинных задач, таких как обработка заказов, выставление счетов и отслеживание производительности. Это сокращает количество ручных ошибок, экономит время и позволяет группам закупок сосредоточиться на стратегических мероприятиях.

3. Улучшенная коммуникация

‍Цифровые платформы облегчают коммуникацию и сотрудничество между предприятиями и поставщиками. Такие инструменты, как порталы поставщиков и платформы для совместной работы, гарантируют, что все стороны имеют доступ к информации в режиме реального времени, что повышает прозрачность и оперативность.

4. Управление рисками

‍SRM-системы помогают выявлять и смягчать риски, предоставляя инструменты для постоянного мониторинга и оценки рисков. Это включает отслеживание соответствия нормативным требованиям и управление потенциальными сбоями в цепочке поставок.

5. Мониторинг производительности

‍SRM-системы предлагают панели мониторинга и оценочные листы, которые обеспечивают комплексное представление производительности поставщика. Эти инструменты помогают устанавливать контрольные показатели, отслеживать прогресс и определять области для улучшения.

6. Отслеживание устойчивого развития

‍Технологически развитые системы позволяют компаниям отслеживать практику своих поставщиков в области устойчивого развития и отчитываться о ней. Это включает в себя мониторинг воздействия на окружающую среду, трудовых норм и других этических соображений.

Обязательные функции SRM-системы

При выборе программного обеспечения для CRM-систем следует обратить внимание на функции, которые помогут реализовать эффективные и надежные взаимоотношения с поставщиками.

1. Управление данными поставщиков

Система предоставляет возможность централизованного хранения всех документов, включая счета-фактуры, квитанции о транзакциях, контракты, сертификаты, а также сведения о соответствии требованиям. Для удобства работы предусмотрен портал для регистрации новых поставщиков, где процесс подачи и обработки данных максимально автоматизирован.

Специалисты портала могут создавать полные профили партнеров, связывая в них всю необходимую информацию, включая биографические данные, опыт работы и проекты, реализованные совместно с компанией.

Также система автоматически отправляет уведомления при обновлении данных поставщиков, обеспечивая своевременную реакцию на изменения. Кроме того, в ней можно хранить и отслеживать информацию о текущих возможностях поставщиков, действующих контрактах, ценах и комментариях по условиям сотрудничества.

2. Управление рисками

Система обеспечивает мониторинг рисков поставщиков в режиме реального времени, включая операционные и контрактные риски, а также своевременное оповещение о потенциальных угрозах. На панели инструментов отображается обзор всех выявленных рисков с указанием их ключевых факторов и возможностей для их минимизации по каждому партнеру.

Также система позволяет отслеживать соответствие поставщиков нормативным требованиям с учетом результатов последних проверок. Кроме того, предусмотрены инструменты для проведения аудитов, выявления потенциальных проблем и проактивного управления рисками.

3. Управление закупками

Система упрощает управление закупками, позволяя быстро формировать заявки и заказы, а также назначать поставщиков для выполнения определенных услуг или обслуживания конкретных локаций на основе заранее заданных критериев и анализа данных.

С помощью SRM-системы можно отслеживать статус выполнения текущих заказов, автоматизировать трехсторонний процесс сопоставления данных для предотвращения несоответствий между заказами, квитанциями и счетами-фактурами поставщиков.

Для удобства работы предусмотрен инструмент коммуникации, который позволяет обсуждать заказы и проекты как внутри команды, так и с поставщиками. Система обеспечивает точное формирование счетов-фактур и помогает планировать закупки, автоматически инициируя заказы, когда запасы достигают порогового уровня.

4. Торги и выбор поставщика

Система предоставляет инструменты для оценки поставщиков на этапе предварительной квалификации, учитывая их финансовое состояние, опыт, стабильность поставок, соответствие корпоративным стандартам и другим важным критериям. Автоматизация рабочего процесса упрощает утверждение закупочных мероприятий, а встроенные шаблоны позволяют быстро создавать тендеры и аукционы. 

Удобные инструменты для сравнения участников торгов по качеству, цене и условиям помогают выбрать оптимального партнера. Требования к соблюдению обязательств, включая стандарты качества, устойчивость и сроки поставки, интегрированы в процесс выбора.

5. Управление эффективностью работы 

SRM-система предоставляет комплексную панель мониторинга, отображающую ключевые метрики эффективности, данные о прошлых заказах и анализ их работы. Это позволяет сегментировать поставщиков по уровню производительности и вовлеченности. Также предусмотрены автоматические оповещения о сбоях в работе, что помогает быстро реагировать на потенциальные проблемы.

6. Управление контрактами

Процесс управления контрактами становится проще благодаря возможности создавать договоры на основе готовых шаблонов, отслеживать их статус и хранить все контракты в единой базе данных. Система автоматически напоминает о необходимости продления контрактов, что позволяет избегать задержек и пропусков.

7. Управление затратами

Для контроля расходов предусмотрена функция установки лимитов на затраты как для отдельных поставщиков, так и для подразделений. Инструменты анализа расходов в реальном времени обеспечивают прозрачность и помогают оптимизировать бюджет.

8. Портал поставщиков

Система включает функциональный портал поставщиков, где можно обновлять каталог, создавать форумы для обсуждений, а также использовать разделы с часто задаваемыми вопросами и прикрепленными файлами. Инструмент позволяет организовывать опросы для получения обратной связи, что способствует улучшению взаимодействия.

{{web-dev}}

Портал поставщика для компании Hoff

Для крупных организаций важно налаживать эффективные отношения с поставщиками, однако эта задача часто становится сложной и требует значительных затрат ресурсов и времени. Использование онлайн-порталов для взаимодействия с поставщиками способствует упрощению данного процесса и дает возможность компаниям развивать свои собственные торговые площадки. Такие решения становятся все более востребованными как на российском, так и на международном уровнях. Например, подобные системы активно применяют такие гигантские корпорации, как Tesla и Coca-Cola.

В 2023 году компания Napoleon IT совместно с Hoff Tech разработала платформу для взаимодействия между поставщиками и менеджерами Hoff. Данный портал позволяет поставщикам: предоставлять коммерческие предложения, отправлять документы и заключать контракты, загружать информацию о товарах, управлять ценами и записываться на поставки. Портал для поставщиков является многофункциональной платформой, упрощающей сотрудничество между Hoff и его партнерами. Основные функции включают:

1. Регистрация. Поставщик может зарегистрироваться, указав свой e-mail или номер телефона и ИНН для идентификации.
2. Анкета. После входа в систему поставщик заполняет анкету, предоставляя информацию о компании, включая контактные данные и банковские реквизиты.‍
3. Ценовое предложение. На следующем этапе можно загрузить ценовое предложение, используя предложенный шаблон или загружая готовый файл.
4. ‍Проверка документов. Для завершения регистрации поставщик загружает необходимые документы, такие как свидетельство о регистрации и выписки, которые проходят проверку.‍
5. Заключение договора. После успешной модерации документов система отображает параметры контракта, который подписывается через портал.‍
6. Создание номенклатуры. После заключения договора поставщик может загружать номенклатуру, которая также проходит модерацию.‍
7. Управление ценами. Портал предлагает средства для загрузки и редактирования прайс-листов, доступных как для поставщика, так и для менеджера Hoff, что обеспечивает прозрачность изменений.  

Эти функции делают процесс сотрудничества более удобным и эффективным, снижая административные барьеры и повышая качество взаимодействия.