Что такое автозаказ?
Одной из самых существенных и постоянных проблем в любом крупном бизнесе является человеческий фактор. Это касается в том числе подразделений, которые занимаются управлением запасами. Часто заказы для поставщиков формируются на основе субъективных предпочтений сотрудников или расчетов отделов закупок, которые опираются на данные предыдущих периодов. В таких расчетах часто отсутствует учет прогнозирования спроса для следующих периодов, данные статистики за предыдущие периоды и особенности логистики необходимой продукции.
Некоторые компании, чтобы устранить эту проблему увеличивают число сотрудников из отдела, занимающегося закупками. Однако этот метод имеет ряд недостатков, таких как возможность ошибок, значительное увеличение издержек, высокий риск коррупции и так далее. Другим способом является внедрение системы автоматического формирования заказа с помощью программного обеспечения.
Система автозаказа позволяет провести анализ наличия товара на складе, оценить покупательский спрос и спрогнозировать его на будущий период, оптимизировав заказ с точки зрения логистики. При расчете прогноза система учитывает различные факторы, такие как сезонность, акции, остатки на складе, сроки годности, наценки и многие другие. Результатом применения является снижение потерянных продаж, повышение лояльности клиентов, сокращение расходов на логистику и поддержание оптимального уровня товаров на складах.
Когда необходим автоматический заказ
Автозаказ для ритейла применяется, если у компании большой ассортимент товаров и множество поставщиков (более 1000 SKU). В таких случаях решение поможет автоматизировать процесс заказа товаров у поставщиков, упростит контроль за запасами и обеспечит более эффективное управление инвентаризацией.
Также автоматический заказ товаров используется в тех случаях, когда торговая компания имеет несколько точек продаж или филиалов. Внедрение системы автозаказа позволит синхронизировать заказы и управлять запасами во всех точках продаж, что повысит эффективность и сократит риски из-за недостаточного или избыточного количества товаров.
Кроме того, при расчете решение учитывает спрос, сезонные колебания, данные о продажах и прочие параметры, что позволяет сократить время на планирование и снизить вероятность ошибок.
Автозаказ необходимо использовать и тем компаниям, которые стремятся к улучшению обслуживания клиентов. Система автозаказа позволяет оперативно реагировать на изменения спроса, обеспечивать наличие популярных товаров и предлагать клиентам более широкий ассортимент.
Еще одной причиной перехода на систему автозаказа может стать перегрузка ведения операций с использованием Excel. Человеческий фактор, медленная обработка данных вручную и невозможность проведения глубокого и динамического анализа могут стать проблемой при расширении бизнеса или добавлении новых точек продаж и товаров.
Как работает автозаказ
Система автозаказа в ритейле выполняет работу в несколько этапов:
- Сбор данных. Система собирает информацию о продажах, остатках на складе, спросе, сезонных колебаниях и других параметрах, которые могут влиять на потребность в товарах.
- Анализ данных. На основе собранных данных система проводит анализ и прогнозирует будущий спрос на товары. Это позволяет определить, какие товары и в каком количестве нужно заказать у поставщиков.
- Формирование заказов. На основе прогнозов спроса система автоматически формирует заказы у поставщиков. Она учитывает различные факторы, такие как минимальные и максимальные запасы, сроки поставки, цены, акции и другие условия закупки.
- Управление инвентаризацией. Система отслеживает поступление заказов, обновляет данные о запасах на складе и автоматически корректирует заказы в случае необходимости (например, если спрос выше или ниже ожидаемого).
- Отчетность и аналитика. Система предоставляет отчеты и аналитическую информацию о продажах, запасах, эффективности заказов и других показателях, что помогает менеджменту принимать обоснованные решения.
- Интеграция с другими системами. Часто система автозаказа интегрируется с другими системами управления розничным бизнесом, такими как POS-системы, системы учета склада и другими, для обеспечения более эффективного управления всеми процессами.
{{upravlenie-zapasami}}
Как выбрать и правильно внедрить систему автозаказа
Покупка и внедрение систем управления запасами для любой компании потребует финансовых затрат. Суммы могут достигать десятков миллионов рублей в зависимости от выбранного класса решения, особенностей бизнес-процессов, числа уникальных товаров, точек продаж и других факторов.
Кроме затрат на программное обеспечение, необходимо уделить внимание вопросам IT-инфраструктуры для успешной реализации проекта: увеличение вычислительных мощностей, обеспечение информационной безопасности, интеграция с учетными системами и обеспечение технической поддержки. Полный цикл автоматизации заказа может занять от трех месяцев до полутора лет.
В целом, процесс внедрения системы управления запасами можно разделить на шаги:
- Планирование проекта и анализ. На этом этапе определяются цели и требования к системе, проводится анализ текущих процессов управления запасами, выявляются основные проблемы и потенциальные улучшения.
- Выбор и внедрение ПО. На основе поставленных задач выбирается подходящее программное обеспечение для управления запасами. Это может быть как стандартное решение, так и разработка индивидуального ПО под нужды компании.
- Настройка и адаптация. После приобретения ПО необходимо настроить его под особенности бизнес-процессов компании. Это включает в себя создание справочников товаров, складов, поставщиков, настройку параметров заказов и так далее.
- Тестирование. Перед полноценным запуском системы необходимо провести тестирование, чтобы убедиться в ее правильной работоспособности и соответствии поставленным требованиям.
- Обучение персонала. После успешных тестов системы следует обучить сотрудников, которые будут работать с новой системой. Важно, чтобы все сотрудники понимали принципы работы системы и умели эффективно использовать ее возможности.
- Запуск и мониторинг. После обучения персонала система запускается в рабочий режим. Важно проводить постоянный мониторинг работы системы, анализировать результаты и вносить коррективы при необходимости.
- Постоянное совершенствование. Управление запасами — это динамичный процесс, который требует постоянного контроля и оптимизации. Постоянно анализируйте результаты работы системы, выявляйте узкие места и внедряйте улучшения.
За помощью во внедрении эффективной системы автозаказа обращайтесь в компанию Napoleon IT. В основе системы применяется гибкая low-code платформа на основе Goal Profit, благодаря которой процесс внедрения занимает срок от 1 месяца.
